CODISA Software, NIC SP en la nube

Kerux es un sistema administrativo financiero para el sector público costarricense que CODISA Software pone a disposición en la nube mediante un modelo SaaS.

De acuerdo con Ronald Jiménez Lara  este sistema tiene tres beneficios principales  que lo diferencian:

El primero es el módulo administrador de flujos de trabajos en su core base, lo que permite a las instituciones modelar sus procesos en la herramienta de forma tal que ésta se ajusta a los diferentes  procesos con los que cuentan las instituciones, de esta forma por ejemplo, si los procesos de contratación requieren  de distintos pasos desde su solicitud de presupuesto, registro de proveedores, adjudicación, orden de compra, hasta el recibo de factura, aceptación del insumo o proyecto y pago al proveedor, es posible modelar todo el proceso en el sistema a fin de automatizar los distintos pasos a través de los diferentes departamentos y todo sin requerir de programación.

El segundo se trata de que el sistema cumple con las normas NIC para el sector público, lo que facilita la adopción e implantación de las mismas por parte de las diferentes instituciones públicas que requieren estar apegadas a esta norma.

Por último pero no menos importante según indica el presidente de CODISA Software Ronald Jiménez Lara, este sistema se ofrece en modalidad SaaS (Software como Servicio por siglas en inglés) lo que significa que las instituciones no requieren de equipo ni personal técnico para contar con la aplicación, simplemente requieren de conexión a Internet, por su parte CODISA Software se encarga del mantenimiento y actualización del sistema, las bases de datos y la infraestructura necesaria para que el mismo cuente con una alta disponibilidad y seguridad.

Otra ventaja del modelo SaaS es el precio, según Jiménez Lara las instituciones sólo pagan una cuota mensual y se olvidan de los riesgos, altos costos de licencias, soporte técnico e infraestructura que conlleva tener un sistema informático complejo operando en sus propias oficinas.

Si desea más información visite la página de Kerux en el Sitio de CODISA.

Sistema de Facturación

El Sistema de Facturación permite llevar a cabo la facturación de los productos y servicios de su empresa bajo diferentes esquemas.

Este módulo provee información estadística útil para la toma de decisiones relacionadas con el comportamiento de las ventas.

El módulo de Facturación mantiene relación con los módulos de Cuentas por Cobrar e Inventario

Sistema de Cuentas por Cobrar

El módulo de Cuentas por Cobrar de CODISA-NAF es la solución para administrar en una forma eficiente los compromisos adquiridos por sus clientes a partir de la facturación de los productos o servicios que su compañía distribuya o comercialice.

Más detalles en el sitio oficial  de CODISA Sofware Costa Rica

Sistema Contable de CODISA Software

El módulo de Contabilidad de CODISA-NAF es la alternativa perfecta para realizar los procesos de registro, control y determinación de los resultados contables y financieros de las empresas modernas.

El módulo de Contabilidad de CODISA-NAF es el módulo central de todas las aplicaciones que conforman el Núcleo, ya que reúne toda la información de carácter financiero y contable que genera la empresa al desarrollar sus transacciones diarias.

Escoger el mejor ERP

Posiblemente un ERP no proporcione ventaja competitiva a una empresa, no obstante su carencia si la coloca en clara desventaja. Por eso es vital la selección del ERP más adecuado,  para el CPA Luis Camacho, consultor de negocios de CODISA SOFTWARE, una de las empresa líderes en Latino América en dicho producto,  algunas de las claves para seleccionar el software ERP más conveniente son:

  • Adaptabilidad. Es un factor primordial que el ERP pueda amoldarse a las necesidades operativas y de información de la compañía.
  • Integración. La empresa debe buscar un ERP que le permita interconectar todas sus áreas y procesos.
  • Velocidad y precisión. Deberá brindar una plataforma de información en la cual se pueda obtener la información de forma ágil y confiable.
  • Versatilidad. Debe garantizarse que el ERP pueda adaptarse fácilmente a los cambios futuros de la organización
  • Soporte y garantía. El proveedor del ERP debe tener un buen nivel de soporte técnico y funcional, tanto a corto como a largo plazo. Es importante definir el alcance de la garantía brindada por el proveedor. Deben revisarse aspectos vitales como personal asignado para soporte, tiempos de respuesta para resolver problemas, historial de actualización de versiones y mejoras al ERP.
  • Experiencia. El proveedor debe contar con experiencia demostrada en la implementación  en diversos sectores empresariales, desde luego con resultados exitosos. Así mismo contar con socios tecnológicos y comerciales reconocidos en el mercado.
  • Independencia. Es muy importante que el proveedor del ERP entregue el código fuente del programa. De esta forma el cliente tiene autonomía para realizar cambios a la aplicación en el corto y largo plazo
  • Tecnología reconocida  y de avanzada. La tecnología  en la que está desarrollado el sistema debe de ser altamente difundida y reconcida de forma tal que se garancite su permanencia en el mercado a través del tiempo,  por otro lado esa tecnología debe estar actualizada a las últimas versiones.

El experto de CODISA SOFTWARE, se refirió con más detalle a las claves para escoger el ERP ideal para cada organización:

¿Cuándo seleccionar un ERP “enlatado” y cuando uno hecho a la medida del negocio?

Algunos de los puntos críticos a evaluar son: la complejidad de los procesos dentro de la organización, el clima organizacional y el presupuesto asignado proyecto.

Hay que estar claro respecto a las ventajas y desventajas de cada uno. Las ventajas del ERP “enlatado” son: costo económico más bajo, el tiempo al implementación es menor y algunas veces se adapta bien al esquema de pequeña y mediana empresa. Entre las desventajas podemos citar que hacer cambios al ERP implica costos muy altos a largo plazo, no se pueden personalizar ciertas actividades primordiales dentro de la organización, la empresa debe adaptarse a la herramienta.

Mientras que en el caso  del ERP “a la medida”,  podemos destacar  como ventajoso que se puede modificar el código fuente para ajustar el ERP a procesos muy específicos y dentro del giro comercial de la organización, normalmente aplica para grandes organizaciones que requieren de un control de procesos más complejos, en este caso el ERP se adapta a la empresa.

Como desventaja  hay que citar que el costo del mantenimiento del ERP es muy elevado y es posible que se produzcan atrasos en los cronogramas de implementación. Al adaptar un ERP a las necesidades de la empresa se podría cambiar un proceso estándar de la industria por uno propio eventualmente incorrecto.

En CODISA Software aprovechamos las ventajas del software “enlatado” y el software a la medida, pues el CODISA NAF une lo mejor de ambos mundos, por un lado se cuenta con un sistema base ampliamente probado y que contiene las mejores prácticas recopiladas por CODISA desde 1991, listo para ser implementado en empresas de todo tamaño y por otro es un sistema de código abierto el cual permite adaptarlo a la medida de cada empresa. Luego de los procesos de consultoría e implementación el cliente recibe los códigos fuente, lo cual le brinda independencia.

Para CODISA Software,  ¿cuáles son los factores clave en la implementación de un ERP?

Los factores clave son:

  • Elegir un ERP adecuado con las necesidades reales.
  • Asignar una persona dentro de la organización que tenga un poder de liderazgo y toma decisiones para conducir de forma exitosa todo el proceso de implementación.
  • Establecer una estrategia adecuada de implementación del ERP, acordada previamente entre el cliente y el proveedor  y así como un compromiso de ambas partes para cumplir con dicha estrategia.
  • El proveedor debe suministrar personal calificado y entrenado.
  • Controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos dentro del cronograma de implementación con el fin de evitar atrasos en el proyecto o aumento de costos.

¿Por qué fracasa una implementación de ERP?

La implementación de un ERP puede fracasar por muchos factores, por ejemplo cuando la alta gerencia no está comprometida con el cambio del ERP, los costos del proyecto son más altos que lo presupuestado inicial, cuando la empresa no ofrece un clima organizacional adecuado para generar el cambio de ERP o cuando el tiempo de implementación es muy largo.

¿Qué cambios en la cultura empresarial deben preverse?

La alta gerencia debe comunicar al personal los cambios que va a implicar durante la instalación e implementación del nuevo ERP. Se debe buscar en todo momento las vías de comunicación más efectivas y transparentes dentro de la organización.
Hay que adaptar las políticas y procedimientos de la empresa, según la funcionalidad del ERP. Además se debe evaluar la complejidad de los procesos dentro de la empresa, lo que constituye un factor esencial para evaluar la adaptabilidad del ERP a la organización.

¿Cuál es el rol del consultor durante y después de la implementación de un ERP?

El éxito al implementar un ERP dependerá en gran medida de la buena relación y entendimiento entre el consultor y el cliente. El consultor deberá ser en todo momento de un facilitador, de las expectativas y necesidades del cliente.

Rol del Consultor durante la Implementación:

Estudio. Cada empresa es diferente en su giro comercial y organizacional.

Experiencia. El consultor debe tener tiene experiencia suficiente en la implementación exitosa de ERP, así mismo formación académica que le permita asesorar adecuadamente al cliente en cada área del ERP.

Estrategia. Debe planear cuidadosamente todas las actividades a realizar con el cliente y cumplirlas en los plazos establecidos.

Capacitación. Debe tener un alto grado de conocimiento en la herramienta ERP y transmitir toda esa información de forma adecuada al cliente para lograr optimizar en el corto plazo una utilización efectiva de la aplicación.

Equipo de trabajo. Durante la implementación del ERP, el consultor es otro miembro del equipo de trabajo, junto al cliente.

Información. Deberá informar en todo momento sobre el avance del proyecto. Esto permitirá al cliente tomar las decisiones oportunas y adecuadas con respecto a la implementación.

Puesta en Marcha: El consultor deberá garantizar que el ERP este funcionando adecuadamente y cumpla con todas las expectativas ofrecidas al cliente al inicio del proyecto

Rol del Consultor después de la implementación:

Seguimiento. El Consultor deberá mantenerse en contacto con el cliente, para corregir posibles problemas técnicos o dudas sobre el funcionamiento del ERP

Garantía. Una vez finalizada la implementación del ERP, deberá cumplir con todas las cláusulas de garantía establecidas en el contrato.

¿Cuál es la actitud ideal de una empresa cliente durante la implementación de un ERP?

En cuanto al ambiente organizacional la alta gerencia debe propiciar un ambiente cooperación entre sus funcionarios y al proveedor del ERP. El cliente debe poner a disposición del proveedor todos los recursos necesarios para facilitar el proceso de implementación del ERP.

Además está demostrado que un alto de grado de involucramiento de los usuarios finales con el ERP es un factor clave para el éxito de la implementación.

¿Cuáles son las nuevas tendencias en ERP? ¿Qué novedades ofrece CODISA SOFTWARE en ERP?

Algunas de las nuevas tendencias son la utilización de códigos de barras, módulos para equipos portátiles para el personal de ventas y la flexibilidad para el cliente al crear reportes y consultas en el ERP. Los clientes cada vez se han vuelto más demandantes, al buscar sistemas que le permitan bajar costos, mejorar su servicio al cliente, reducir sus tiempos de entrega, automatizar procesos, y con los que pueda disponer de toda la información necesaria para la toma decisiones en forma oportuna.

¿ Qué recomendaciones le daría a una empresa para que extraiga el mayor potencial de su ERP?

Básicamente que aproveche las fortalezas de su plataforma tecnológica para optimizar sus costos y obtener mas información para la toma de decisiones y brindar un mejor servicio al cliente.
La plataforma tecnológica debe adaptarse a las necesidades presentes y futuras de la organización y siempre habrán nuevos caminos para mejorar en los negocios y obtener ventajas competitivas.