Desmitificando la Inteligencia de Negocios (BI)

Tradicionalmente el análisis de la situación empresarial se centraba en la revisión de los estados financieros o en listados de datos de los diferentes sistemas de la organización. Pero diariamente las diferentes áreas del negocio están generando datos más detallados los cuales constituyen la materia prima para las herramientas de inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés Business Intelligence). Estas permiten evaluar puntos claves de la organización, tales como rentabilidad por líneas de productos, efectividad de las compras o calidad del servicio al cliente, casi en tiempo real.

La BI requiere un cambio de paradigma en los tomadores de decisiones, pues necesitan pasar de revisar cifras contables generales o listados enormes de números a realizar verdadero análisis, para evaluar, descubrir y establecer relaciones entre diferentes hechos en la organización que inciden en las áreas clave.

El consultor Anthony Fernández,  Gerente de Consultoría de CODISA SOFTWARE se refirió a este tema:

¿Cuáles son los principales mitos que rodean la introducción de herramientas de BI en el entorno empresarial?

Uno de los principales mitos es que al contar con herramientas de BI, estas automáticamente van a realizar los análisis y se los va a entregar a los tomadores de decisiones. Pero se requiere una participación de los usuarios de manera muy proactiva y con un buen grado de conocimiento del negocio; las herramientas por si solas no van a dar los resultados, sino que ayudan de manera ágil y simple a los tomadores de decisiones a realizar sus análisis, a facilitarle la revisión de todo el panorama, al establecimiento de relaciones y hechos en los datos.

Otro mito es que la adopción de herramientas de BI va a facilitar la fuga de información clave de la organización. Por el contrario este tipo de herramientas permite establecer niveles de seguridad sobre el acceso a los datos que sirven a los tomadores de decisión, se le brinda al usuario acceso solo a los datos que él necesita para su ámbito.

La mayor resistencia al cambio se da cuando los usuarios no visualizan por qué es necesario contar con herramientas de BI,  cuando el sistema que utilizan genera los datos o los sistemas contables generan los estados de resultados, y  consideran que esto es suficiente. Existe una cultura que no permite ver más allá de lo que se hace tradicionalmente.

Entonces hace necesario establecer un proceso de evangelización, a fin de que los usuarios interioricen el significado y beneficios de analizar información así como recalcar el rol que juegan las herramientas.

Un aspecto importante es que desde el punto de vista tecnológico puede no bastar con disponer de herramientas de BI, sino que también debe desarrollarse modelos de datos que respondan a las necesidades de información de los usuarios.

¿Cuáles son los principales cambios culturales que se deben dar a lo interno de una empresa para incorporar una cultura de BI con éxito?

Hay que perder el miedo a ir más allá de revisar estados financieros o generar listas enormes de datos, hay que analizar y considerar datos de las diferentes áreas de la organización, se debe buscar hechos y establecer relaciones entre estos hechos. Se debe empoderar a los tomadores de decisiones, no solo en mandos gerenciales, sino también en mandos medios, proveerles de las herramientas de BI y realzar la importancia de analizar información y el impacto que esto puede tener en la organización. Los datos deben ser compartidos de acuerdo a las necesidades de los diferentes niveles.

¿Qué papel desempeña la empresa consultora para que esos cambios se den con éxito?

La empresa consultora debe proveer su experiencia para evangelizar a la organización, así como proveer las herramientas y modelos de BI adecuados a las necesidades que tengan los tomadores de decisión. El apoyo no debe verse solo desde el punto de vista tecnológico, sino que tal como hacemos en CODISA SOFTWARE, los equipos de BI deben ser multidisciplinarios, en los que participan profesionales expertos en el negocio junto con personal experto en tecnologías de BI.

Un tema importante a resaltar es que la empresa consultora debe contar con amplia experiencia en tecnologías de inteligencia de negocios, pues hay diferencias significativas con respecto al desarrollo e implementación de sistemas de información tradicionales.

¿Donde están los cuellos de botella en la implementación de un proyecto de BI?

Se considera que uno de los principales cuellos de botella es la calidad de los datos que se van a utilizar en el modelo de inteligencia de negocios, sin embargo dependiendo del enfoque que se le pueda dar al proyecto, esta situación en lugar de verse como una traba, se puede incluir como parte del alcance del proyecto, ya que las mismas herramientas de BI pueden ayudar a evaluar esta calidad de datos y eventualmente a establecer reglas para depurarlos y mejorarlos.

Desde el inicio debe estar claro el alcance que tendría este componente, pues podría ser muy costoso depurar el 100% de los datos. Lo mejor es definir el nivel de calidad de los mismos para dar mayor relevancia (mayor nivel de calidad) a los datos que sean críticos para los análisis en la organización.

Otro factor que incide significativamente en los proyectos de BI es la disponibilidad de los altos niveles gerenciales de la organización para involucrarse en las actividades del proyecto, estos son por lo general el primer nivel de usuarios, por lo que es necesario hacerles ver que su participación es indispensable y parte fundamental del éxito del proyecto.

En un contexto ideal, ¿cuál es el papel de la empresa de consultora, el departamento de TI y el negocio?

La empresa consultora es la que tiene la experiencia y conocimiento de la tecnología y de la aplicación para desarrollar e implementar modelos de BI, complementado con la experiencia de los consultores tanto técnicos como de negocio. El rol que juega TI es proveer la tecnología más adecuada a la organización. El único problema que se presenta en algunas ocasiones es que por disposiciones de TI o de políticas corporativas se trata de brindar al usuario tecnologías que no van acorde con sus necesidades.

¿Cuál debe ser el rol que debe desempeñar la empresa consultora una vez que se ha implementado el proyecto con éxito?

Un modelo de BI es un modelo vivo. Una vez que finaliza un proyecto es muy probable que los usuarios empiecen a demandar la incorporación de nuevas variables de análisis, no solo internas sino también externas a la organización. Una empresa consultora debe identificar estas necesidades constantes para ir estableciendo mejoras al modelo, así como también proveer herramientas actualizadas para satisfacer las demandas de análisis de los usuarios.

Las herramientas de BI ya no son utilizadas únicamente por la gerencia, sino también por otros ejecutivos. ¿Qué tipo de preparación deben tener estos ejecutivos para desempeñar con éxito sus nuevas funciones?

Existe un concepto que hace mención a que inteligencia de negocios también es para las masas, lo que significa que las decisiones no solo se toman a nivel gerencial sino que también a nivel medio y operativo y por tanto deben considerarse también estos niveles como demandantes de herramientas de BI. Aquí lo importante es que estos niveles estén conscientes de las decisiones que deben tomar y sobretodo de las variables que influyen en su ambiente de decisión.

¿Qué tipo de funciones relacionadas con BI pueden ser transferidas a esa “masa”?

El hecho de que los mandos medios y operativos tenga un ámbito de decisión significa que es conveniente proveerles de herramientas que apoyen esa toma de decisiones, la clave está en que estas herramientas sean los suficientemente simples, confiables y seguras para que la toma de decisión no se convierta en un tema complejo y desgastante. Por seguras se entiende que estos niveles deben tener acceso solo a las variables que son de su ámbito de decisión, ni más ni menos.

Independiente del nivel de la organización, con las herramientas de BI siempre va a existir algún grado de riesgo de fuga de información, pero este es el precio que se debe pagar por empoderar a los tomadores de decisiones y agilizar dicho proceso. No por esto se deben dejar de tomar precauciones y como se mencionó antes, la más importante es proveer al usuario solo con las variables con realmente necesita.