Desmitificando la Inteligencia de Negocios (BI)

Tradicionalmente el análisis de la situación empresarial se centraba en la revisión de los estados financieros o en listados de datos de los diferentes sistemas de la organización. Pero diariamente las diferentes áreas del negocio están generando datos más detallados los cuales constituyen la materia prima para las herramientas de inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés Business Intelligence). Estas permiten evaluar puntos claves de la organización, tales como rentabilidad por líneas de productos, efectividad de las compras o calidad del servicio al cliente, casi en tiempo real.

La BI requiere un cambio de paradigma en los tomadores de decisiones, pues necesitan pasar de revisar cifras contables generales o listados enormes de números a realizar verdadero análisis, para evaluar, descubrir y establecer relaciones entre diferentes hechos en la organización que inciden en las áreas clave.

El consultor Anthony Fernández,  Gerente de Consultoría de CODISA SOFTWARE se refirió a este tema:

¿Cuáles son los principales mitos que rodean la introducción de herramientas de BI en el entorno empresarial?

Uno de los principales mitos es que al contar con herramientas de BI, estas automáticamente van a realizar los análisis y se los va a entregar a los tomadores de decisiones. Pero se requiere una participación de los usuarios de manera muy proactiva y con un buen grado de conocimiento del negocio; las herramientas por si solas no van a dar los resultados, sino que ayudan de manera ágil y simple a los tomadores de decisiones a realizar sus análisis, a facilitarle la revisión de todo el panorama, al establecimiento de relaciones y hechos en los datos.

Otro mito es que la adopción de herramientas de BI va a facilitar la fuga de información clave de la organización. Por el contrario este tipo de herramientas permite establecer niveles de seguridad sobre el acceso a los datos que sirven a los tomadores de decisión, se le brinda al usuario acceso solo a los datos que él necesita para su ámbito.

La mayor resistencia al cambio se da cuando los usuarios no visualizan por qué es necesario contar con herramientas de BI,  cuando el sistema que utilizan genera los datos o los sistemas contables generan los estados de resultados, y  consideran que esto es suficiente. Existe una cultura que no permite ver más allá de lo que se hace tradicionalmente.

Entonces hace necesario establecer un proceso de evangelización, a fin de que los usuarios interioricen el significado y beneficios de analizar información así como recalcar el rol que juegan las herramientas.

Un aspecto importante es que desde el punto de vista tecnológico puede no bastar con disponer de herramientas de BI, sino que también debe desarrollarse modelos de datos que respondan a las necesidades de información de los usuarios.

¿Cuáles son los principales cambios culturales que se deben dar a lo interno de una empresa para incorporar una cultura de BI con éxito?

Hay que perder el miedo a ir más allá de revisar estados financieros o generar listas enormes de datos, hay que analizar y considerar datos de las diferentes áreas de la organización, se debe buscar hechos y establecer relaciones entre estos hechos. Se debe empoderar a los tomadores de decisiones, no solo en mandos gerenciales, sino también en mandos medios, proveerles de las herramientas de BI y realzar la importancia de analizar información y el impacto que esto puede tener en la organización. Los datos deben ser compartidos de acuerdo a las necesidades de los diferentes niveles.

¿Qué papel desempeña la empresa consultora para que esos cambios se den con éxito?

La empresa consultora debe proveer su experiencia para evangelizar a la organización, así como proveer las herramientas y modelos de BI adecuados a las necesidades que tengan los tomadores de decisión. El apoyo no debe verse solo desde el punto de vista tecnológico, sino que tal como hacemos en CODISA SOFTWARE, los equipos de BI deben ser multidisciplinarios, en los que participan profesionales expertos en el negocio junto con personal experto en tecnologías de BI.

Un tema importante a resaltar es que la empresa consultora debe contar con amplia experiencia en tecnologías de inteligencia de negocios, pues hay diferencias significativas con respecto al desarrollo e implementación de sistemas de información tradicionales.

¿Donde están los cuellos de botella en la implementación de un proyecto de BI?

Se considera que uno de los principales cuellos de botella es la calidad de los datos que se van a utilizar en el modelo de inteligencia de negocios, sin embargo dependiendo del enfoque que se le pueda dar al proyecto, esta situación en lugar de verse como una traba, se puede incluir como parte del alcance del proyecto, ya que las mismas herramientas de BI pueden ayudar a evaluar esta calidad de datos y eventualmente a establecer reglas para depurarlos y mejorarlos.

Desde el inicio debe estar claro el alcance que tendría este componente, pues podría ser muy costoso depurar el 100% de los datos. Lo mejor es definir el nivel de calidad de los mismos para dar mayor relevancia (mayor nivel de calidad) a los datos que sean críticos para los análisis en la organización.

Otro factor que incide significativamente en los proyectos de BI es la disponibilidad de los altos niveles gerenciales de la organización para involucrarse en las actividades del proyecto, estos son por lo general el primer nivel de usuarios, por lo que es necesario hacerles ver que su participación es indispensable y parte fundamental del éxito del proyecto.

En un contexto ideal, ¿cuál es el papel de la empresa de consultora, el departamento de TI y el negocio?

La empresa consultora es la que tiene la experiencia y conocimiento de la tecnología y de la aplicación para desarrollar e implementar modelos de BI, complementado con la experiencia de los consultores tanto técnicos como de negocio. El rol que juega TI es proveer la tecnología más adecuada a la organización. El único problema que se presenta en algunas ocasiones es que por disposiciones de TI o de políticas corporativas se trata de brindar al usuario tecnologías que no van acorde con sus necesidades.

¿Cuál debe ser el rol que debe desempeñar la empresa consultora una vez que se ha implementado el proyecto con éxito?

Un modelo de BI es un modelo vivo. Una vez que finaliza un proyecto es muy probable que los usuarios empiecen a demandar la incorporación de nuevas variables de análisis, no solo internas sino también externas a la organización. Una empresa consultora debe identificar estas necesidades constantes para ir estableciendo mejoras al modelo, así como también proveer herramientas actualizadas para satisfacer las demandas de análisis de los usuarios.

Las herramientas de BI ya no son utilizadas únicamente por la gerencia, sino también por otros ejecutivos. ¿Qué tipo de preparación deben tener estos ejecutivos para desempeñar con éxito sus nuevas funciones?

Existe un concepto que hace mención a que inteligencia de negocios también es para las masas, lo que significa que las decisiones no solo se toman a nivel gerencial sino que también a nivel medio y operativo y por tanto deben considerarse también estos niveles como demandantes de herramientas de BI. Aquí lo importante es que estos niveles estén conscientes de las decisiones que deben tomar y sobretodo de las variables que influyen en su ambiente de decisión.

¿Qué tipo de funciones relacionadas con BI pueden ser transferidas a esa “masa”?

El hecho de que los mandos medios y operativos tenga un ámbito de decisión significa que es conveniente proveerles de herramientas que apoyen esa toma de decisiones, la clave está en que estas herramientas sean los suficientemente simples, confiables y seguras para que la toma de decisión no se convierta en un tema complejo y desgastante. Por seguras se entiende que estos niveles deben tener acceso solo a las variables que son de su ámbito de decisión, ni más ni menos.

Independiente del nivel de la organización, con las herramientas de BI siempre va a existir algún grado de riesgo de fuga de información, pero este es el precio que se debe pagar por empoderar a los tomadores de decisiones y agilizar dicho proceso. No por esto se deben dejar de tomar precauciones y como se mencionó antes, la más importante es proveer al usuario solo con las variables con realmente necesita.

Escoger el mejor ERP

Posiblemente un ERP no proporcione ventaja competitiva a una empresa, no obstante su carencia si la coloca en clara desventaja. Por eso es vital la selección del ERP más adecuado,  para el CPA Luis Camacho, consultor de negocios de CODISA SOFTWARE, una de las empresa líderes en Latino América en dicho producto,  algunas de las claves para seleccionar el software ERP más conveniente son:

  • Adaptabilidad. Es un factor primordial que el ERP pueda amoldarse a las necesidades operativas y de información de la compañía.
  • Integración. La empresa debe buscar un ERP que le permita interconectar todas sus áreas y procesos.
  • Velocidad y precisión. Deberá brindar una plataforma de información en la cual se pueda obtener la información de forma ágil y confiable.
  • Versatilidad. Debe garantizarse que el ERP pueda adaptarse fácilmente a los cambios futuros de la organización
  • Soporte y garantía. El proveedor del ERP debe tener un buen nivel de soporte técnico y funcional, tanto a corto como a largo plazo. Es importante definir el alcance de la garantía brindada por el proveedor. Deben revisarse aspectos vitales como personal asignado para soporte, tiempos de respuesta para resolver problemas, historial de actualización de versiones y mejoras al ERP.
  • Experiencia. El proveedor debe contar con experiencia demostrada en la implementación  en diversos sectores empresariales, desde luego con resultados exitosos. Así mismo contar con socios tecnológicos y comerciales reconocidos en el mercado.
  • Independencia. Es muy importante que el proveedor del ERP entregue el código fuente del programa. De esta forma el cliente tiene autonomía para realizar cambios a la aplicación en el corto y largo plazo
  • Tecnología reconocida  y de avanzada. La tecnología  en la que está desarrollado el sistema debe de ser altamente difundida y reconcida de forma tal que se garancite su permanencia en el mercado a través del tiempo,  por otro lado esa tecnología debe estar actualizada a las últimas versiones.

El experto de CODISA SOFTWARE, se refirió con más detalle a las claves para escoger el ERP ideal para cada organización:

¿Cuándo seleccionar un ERP “enlatado” y cuando uno hecho a la medida del negocio?

Algunos de los puntos críticos a evaluar son: la complejidad de los procesos dentro de la organización, el clima organizacional y el presupuesto asignado proyecto.

Hay que estar claro respecto a las ventajas y desventajas de cada uno. Las ventajas del ERP “enlatado” son: costo económico más bajo, el tiempo al implementación es menor y algunas veces se adapta bien al esquema de pequeña y mediana empresa. Entre las desventajas podemos citar que hacer cambios al ERP implica costos muy altos a largo plazo, no se pueden personalizar ciertas actividades primordiales dentro de la organización, la empresa debe adaptarse a la herramienta.

Mientras que en el caso  del ERP “a la medida”,  podemos destacar  como ventajoso que se puede modificar el código fuente para ajustar el ERP a procesos muy específicos y dentro del giro comercial de la organización, normalmente aplica para grandes organizaciones que requieren de un control de procesos más complejos, en este caso el ERP se adapta a la empresa.

Como desventaja  hay que citar que el costo del mantenimiento del ERP es muy elevado y es posible que se produzcan atrasos en los cronogramas de implementación. Al adaptar un ERP a las necesidades de la empresa se podría cambiar un proceso estándar de la industria por uno propio eventualmente incorrecto.

En CODISA Software aprovechamos las ventajas del software “enlatado” y el software a la medida, pues el CODISA NAF une lo mejor de ambos mundos, por un lado se cuenta con un sistema base ampliamente probado y que contiene las mejores prácticas recopiladas por CODISA desde 1991, listo para ser implementado en empresas de todo tamaño y por otro es un sistema de código abierto el cual permite adaptarlo a la medida de cada empresa. Luego de los procesos de consultoría e implementación el cliente recibe los códigos fuente, lo cual le brinda independencia.

Para CODISA Software,  ¿cuáles son los factores clave en la implementación de un ERP?

Los factores clave son:

  • Elegir un ERP adecuado con las necesidades reales.
  • Asignar una persona dentro de la organización que tenga un poder de liderazgo y toma decisiones para conducir de forma exitosa todo el proceso de implementación.
  • Establecer una estrategia adecuada de implementación del ERP, acordada previamente entre el cliente y el proveedor  y así como un compromiso de ambas partes para cumplir con dicha estrategia.
  • El proveedor debe suministrar personal calificado y entrenado.
  • Controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos dentro del cronograma de implementación con el fin de evitar atrasos en el proyecto o aumento de costos.

¿Por qué fracasa una implementación de ERP?

La implementación de un ERP puede fracasar por muchos factores, por ejemplo cuando la alta gerencia no está comprometida con el cambio del ERP, los costos del proyecto son más altos que lo presupuestado inicial, cuando la empresa no ofrece un clima organizacional adecuado para generar el cambio de ERP o cuando el tiempo de implementación es muy largo.

¿Qué cambios en la cultura empresarial deben preverse?

La alta gerencia debe comunicar al personal los cambios que va a implicar durante la instalación e implementación del nuevo ERP. Se debe buscar en todo momento las vías de comunicación más efectivas y transparentes dentro de la organización.
Hay que adaptar las políticas y procedimientos de la empresa, según la funcionalidad del ERP. Además se debe evaluar la complejidad de los procesos dentro de la empresa, lo que constituye un factor esencial para evaluar la adaptabilidad del ERP a la organización.

¿Cuál es el rol del consultor durante y después de la implementación de un ERP?

El éxito al implementar un ERP dependerá en gran medida de la buena relación y entendimiento entre el consultor y el cliente. El consultor deberá ser en todo momento de un facilitador, de las expectativas y necesidades del cliente.

Rol del Consultor durante la Implementación:

Estudio. Cada empresa es diferente en su giro comercial y organizacional.

Experiencia. El consultor debe tener tiene experiencia suficiente en la implementación exitosa de ERP, así mismo formación académica que le permita asesorar adecuadamente al cliente en cada área del ERP.

Estrategia. Debe planear cuidadosamente todas las actividades a realizar con el cliente y cumplirlas en los plazos establecidos.

Capacitación. Debe tener un alto grado de conocimiento en la herramienta ERP y transmitir toda esa información de forma adecuada al cliente para lograr optimizar en el corto plazo una utilización efectiva de la aplicación.

Equipo de trabajo. Durante la implementación del ERP, el consultor es otro miembro del equipo de trabajo, junto al cliente.

Información. Deberá informar en todo momento sobre el avance del proyecto. Esto permitirá al cliente tomar las decisiones oportunas y adecuadas con respecto a la implementación.

Puesta en Marcha: El consultor deberá garantizar que el ERP este funcionando adecuadamente y cumpla con todas las expectativas ofrecidas al cliente al inicio del proyecto

Rol del Consultor después de la implementación:

Seguimiento. El Consultor deberá mantenerse en contacto con el cliente, para corregir posibles problemas técnicos o dudas sobre el funcionamiento del ERP

Garantía. Una vez finalizada la implementación del ERP, deberá cumplir con todas las cláusulas de garantía establecidas en el contrato.

¿Cuál es la actitud ideal de una empresa cliente durante la implementación de un ERP?

En cuanto al ambiente organizacional la alta gerencia debe propiciar un ambiente cooperación entre sus funcionarios y al proveedor del ERP. El cliente debe poner a disposición del proveedor todos los recursos necesarios para facilitar el proceso de implementación del ERP.

Además está demostrado que un alto de grado de involucramiento de los usuarios finales con el ERP es un factor clave para el éxito de la implementación.

¿Cuáles son las nuevas tendencias en ERP? ¿Qué novedades ofrece CODISA SOFTWARE en ERP?

Algunas de las nuevas tendencias son la utilización de códigos de barras, módulos para equipos portátiles para el personal de ventas y la flexibilidad para el cliente al crear reportes y consultas en el ERP. Los clientes cada vez se han vuelto más demandantes, al buscar sistemas que le permitan bajar costos, mejorar su servicio al cliente, reducir sus tiempos de entrega, automatizar procesos, y con los que pueda disponer de toda la información necesaria para la toma decisiones en forma oportuna.

¿ Qué recomendaciones le daría a una empresa para que extraiga el mayor potencial de su ERP?

Básicamente que aproveche las fortalezas de su plataforma tecnológica para optimizar sus costos y obtener mas información para la toma de decisiones y brindar un mejor servicio al cliente.
La plataforma tecnológica debe adaptarse a las necesidades presentes y futuras de la organización y siempre habrán nuevos caminos para mejorar en los negocios y obtener ventajas competitivas.